Cum organizăm un fișet metalic? O lecție utilă pentru angajații din departamentul de arhive

Gestionarea eficientă a documentelor se poate dovedi a fi o provocare pentru oricine. În foarte multe companii, încă se lucrează cu grămezi uriașe de documente. Acestea trebuie arhivate periodic, fără a li se pierde rostul și semnificația, pe parcursul procesului. Pentru a ușura munca angajaților din departamentul de arhive, firmele apelează la piese de mobilier special create pentru depozitarea documentelor.

 

Dintre acestea, se remarcă utila piesă denumită fiset metalic. Cu ajutorul unui astfel de spațiu de depozitare, toate documentele pot fi păstrate în siguranță și în ordine. Iată de ce anume trebuie să ții cont, dacă astfel de acțiuni sunt responsabilitatea ta!

 

Cum să utilizezi eficient un astfel de produs?

 

Producătorii de mobilier conceput special pentru depozitarea documentelor vizează câteva obiective importante, atunci când creează diversele modele de pe piață. Un obiectiv primordial este oferirea utilizatorilor a posibilității de modificare a spațiului disponibil. În acest sens, un fișet metalic bun este dotat cu polițe ajustabile.

 

Altfel spus, fiecare raft din interiorul unui astfel de fișet poate fi reglat, în funcție de nevoi. Ceea ce este fix este reprezentat de numărul rafturilor disponibile. Majoritatea fișetelor de calitate dispun de patru rafturi plus baza. Acestea sunt suficiente pentru a oferi spațiu de depozitare generos. Capacitatea de a ajusta dimensiunile rafturilor joacă un rol esențial.

 

În cazul în care ai de depozitat o mulțime de documente, cu ajutorul acestei mobilități a rafturilor le poți organiza mult mai eficient. De pildă, în zona inferioară a unui fișet metalic, ai posibilitatea de a crea spații mai mari, poziționând rafturile la distanțe mari unele față de celelalte. Acolo, poți depozita documentele după ce le-ai pus în cutii.

 

Depozitează documentele în funcție de vechimea lor

 

Este de preferat ca documentele cele mai vechi și care au o probabilitate mai mică să fie necesare în viitorul apropiat să fie depozitate pe rafturile inferioare, în cutii din carton sau plastic. Rafturile pot fi ajustate în funcție de dimensiunea cutiilor, în așa fel încât spațiul să fie fructificat la maximum.

 

În acest mod, restul spațiului rămas poate fi gestionat în vederea acomodării documentelor de dată mai recentă. Un fișet metalic nu reprezintă doar un spațiu în care să depui documente pe care nu se știe când le vei mai accesa. El poate adăposti și facturi sau alte acte necesare în mod curent. Acestea trebuie să fie ușor de identificat și de accesat oricând.

 

În acest sens, documentele de acest fel se depozitează în plicuri, dosare sau cutii mai mici. Se recomandă utilizarea de etichete pe care să se menționeze ce conține fiecare grămadă de acte. Poți depozita aceste grămezi pe rafturile unui fișet metalic, chiar dacă acestea nu au dimensiuni atât de generoase precum cele inferioare, destinate documentelor în cantități mai mari.

Atenție la documentele de importanță ridicată

 

Pentru orice departament de arhive, există și un set de documente care trebuie mereu păstrate în cele mai bune condiții de siguranță. În acest sens, este foarte util un fișet metalic care dispune de caseta securizată.

 

Aceasta deservește întocmai precum un seif. Este securizată cu încuietoare separată de cea a dulapului. O astfel de casetă poate să găzduiască documente cu date confidențiale sau acte contabile extrem de importante.

 

Organizarea eficientă a unei astfel de piese de mobilier de birou este la fel de importantă precum calitatea în sine a spațiului de depozitare. Cele mai bune fișete din oferta Viamond.ro vor ajuta orice lucrător din departamentul de arhive să fie mai precis și mai eficient în activitatea sa.

 

You might also like
Sprunki Games|Sprunki Incredibox